Fiche pratique

Réussir l’organisation de votre événement

 

1. Introduction

La réussite de l’organisation d’un événement ne peut pas aboutir sans passer par l’étape de préparation. C’est à ce moment précis que l’on détermine ce que l’on attend et le but de l’événement organisé. C’est à cette étape également que l’on précise les moyens que l’on souhaite mettre pour réussir l’événement (financiers, techniques et humains).

Il faut pouvoir se mettre en « mode projet » :

1. Définir les objectifs de l’événement
2. Préparer un planning d’avancement du projet
3. Etablir un budget
4. Rédiger le cahier des charges

 

Si l’événement est organisé pour une entreprise, il est nécessaire de prévoir une bonne communication :

1. Objectifs ciblés
2. Échéances à respecter
3. Les actions à mettre en place
4. Le public cible

 

2. L’organisation de votre événement

2.1. Identifier les besoins

Pour bien commencer l’organisation d’un événement et le réussir, il faut déterminer tout ce qu’il faut faire pour atteindre le but recherché. Qu’il s’agisse d’un événement privé ou d’un événement professionnel, cette étape est importante.

Il faut également déterminer les personnes concernées dans l’organisation de l’événement (les amis, la famille, les décideurs, le service communication, les collaborateurs …) et définir les tâches de chacun.

Pour l’organisation d’un événement privé, les besoins seront identifiés en fonction du thème de l’événement (mariage, anniversaire, naissance …).

Pour l’organisation d’un événement professionnel, les besoins seront identifiés en fonction du but recherché et des enjeux stratégiques :

1. Enjeux de communication
2. Enjeux commerciaux
3. Enjeux marketing
4. Enjeux financiers
5. Enjeux de notoriété

 

2.2. Définir le cahier des charges, le rétroplanning et le budget prévisionnel de votre événement

C’est l’étape qui demande un gros travail à réaliser et qui va permettre de décrire l’événement sur papier avec la plus grande précision. A ce stade, nous n’avons pas encore tous les éléments en notre possession et des ajustements devront être apportés mais il faut essayer d’être le plus précis possible.

Il faut lister tous les besoins nécessaires pour la bonne réalisation de l’événement (location d’une salle, traiteur, son et lumière, hôtesses d’accueil, transport, hébergement, animation, assurances, badges, parking, fléchage, fleuriste, régisseur, photographe, décoration, location matériel, location vaisselle, vidéaste …)

La rédaction du cahier des charges est une étape primordiale dans l’organisation d’un événement. Il est la base sur laquelle le projet repose et il reprend toutes les informations nécessaires à la réalisation du projet. Il reprend tous les besoins, les objectifs et les ressources utilisées pour l’organisation de l’événement.

Le rôle principal du cahier des charges est de répondre de manière claire et précise à toutes les questions des personnes chargées du projet afin qu’elles puissent répondre aux mieux à ce qui a été demandé pour l’organisation de l’événement.

Dans l’organisation de votre événement, le rétroplanning est votre meilleur allié et représente la ligne de conduite de votre événement. Il faut y planifier toutes les tâches à gérer tout au long de l’organisation jusqu’à la réalisation de l’événement. On y retrouvera, par exemple, les tâches suivantes :

1. Constitution de votre équipe
2. Recherche d’un lieu
3. Recherche des prestataires
4. Demander des devis
5. Sélection et confirmation des prestataires
6. Envoi des invitations
7. Communication à réaliser
8. Billetterie à mettre en place

 

Une fois la liste de vos besoins établie et la planification de vos tâches bien organisée et structurée, il faut établir le budget prévisionnel. L’objectif est de lister tous les coûts nécessaires pour l’organisation de votre événement et de les comparer avec l’estimation de votre recette pour obtenir un résultat. Le budget pourra évoluer au fur et à mesure de l’organisation de votre événement et pourra être adapté si besoin. Il est très important de suivre et contrôler son budget du début à la fin pour éviter de mauvaises surprises.

 

3. Piloter l’événement

3.1. Choix des prestataires pour l’organisation de votre événement

Grâce à votre cahier des charges rédigés pour l’organisation de votre événement, vous pouvez déterminer tous les prestataires à contacter pour réaliser votre projet.

Pour chaque prestation, il est conseillé de contacter minimum 3 prestataires afin de pouvoir comparer les devis. Pour obtenir une réponse la plus précise possible, vous pouvez leur faire parvenir votre cahier des charges afin que chacun puisse s’imprégner de votre projet.

Ensuite, il vous faudra comparer vos devis, analyser les services proposés et vous assurer que le prestataire répond à vos attentes.

Ne pas oublier de valider votre devis/offre auprès du prestataire de votre choix.

 

3.2. Adapter le budget de votre événement

Après la réception et la confirmation de vos devis, il faut reprendre votre budget prévisionnel établi au début de l’organisation de votre événement et l’adapter en fonction des prestataires sélectionnés.

C’est à cette étape qu’il faut adapter votre budget et éventuellement enlever ou ajouter certains postes en fonction de l’évolution de votre projet.

 

3.3. Anticiper les imprévus

L’organisation de votre événement prend forme, le temps file et le jour J approche à grand pas et il faut penser à anticiper les imprévus. Chose pas facile à faire mais cette étape permet à tout le monde d’exprimer un stress sur tel ou tel point qui pourrait mal se passer et d’anticiper ce qu’il faudrait faire pour y remédier.

 

3.4. Organiser le terrain

La réussite de votre événement sera assurée par la qualité de son organisation et l’organisation du chef de projet. Il doit avoir son plan clair et précis dans sa tête pour pouvoir organiser, agencer, coordonner et anticiper.

Une solution est de décortiquer étape par étape le déroulement de l’événement :

1. Déterminer les besoins concrets en ressources humaines et moyens logistiques
2. Créer des fiches de postes descriptives et bien détaillées
3. Etablir un listing avec tous les prestataires et les missions de chacun
4. Réaliser un organigramme pour que tout le monde comprenne qui fait quoi
5. Planifier le déroulement de l’événement du début à la fin
6. Répartir les postes entre les différents collaborateurs
7. Faire une réunion avec tous les intervenants pour expliquer le déroulement et le rôle de chacun
8. Être disponible pour répondre à toutes les questions et toutes les demandes

 

3.5. Réaliser votre événement

Le jour J, le chef du projet arrivera en premier sur place et prendra le temps de faire le tour des lieux pour déterminer les éventuels problèmes qui pourraient survenir et anticiper si nécessaire.

Le chef du projet est le responsable des opérations et assume le rôle de leadership pour la bonne réalisation de l’événement. C’est lui qui décide du déroulement de l’événement et est le seul à savoir parfaitement comment les choses doivent se passer. S’il y a des questions ou le moindre souci, c’est par lui qu’il faut passer.

Il accueille les prestataires et les équipes qui arrivent au fur et à mesure selon le planning prévu. Il veille au respect des horaires, des échéances et des livraisons. Il coordonne tout ce petit monde présent pour assurer la réussite de votre événement.